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La gestión por procesos, clave en la organización empresarial

¿Qué es la gestión por procesos? Es una herramienta fundamental para desplegar la estrategia, ejecutar las actividades de forma eficiente y aportar valor añadido a nuestros grupos de interés. La gestión por procesos es vital para desplegar la estrategia. Nos aporta el “cómo” vamos a alcanzar los objetivos estratégicos, y nos permite alimentar, a través de sus KPIs, el cuadro de mando estratégico, cerrando de esta forma el triángulo Estrategia – Cuadro de Mando – Procesos. La gestión por procesos propugna la organización de la empresa en base a las actividades que generan valor para sus grupos de interés, en lugar de en forma de departamentos o funciones. Conviviendo los dos planteamientos, las funciones deberían aportar recursos a los procesos.

Diferencia entre gestión «por» procesos y gestión «de» los procesos

Conviene diferenciar entre una gestión “por” procesos y una gestión “de” los procesos. La primera busca gestionar la organización de manera global y sistémica, tomando como punto de partida la estrategia y las necesidades de los diferentes grupos de interés. La segunda se limita a gestionar de una manera más o menos estructurada las actividades que se llevan a cabo. Los procesos se organizan en el Mapa de Procesos, que es la forma de representar la organización en base a lo que hace, de la misma forma que el organigrama nos aporta una representación de la organización en base a sus responsables. Al igual que con el organigrama, se debería revisar la vigencia del Mapa de Procesos durante el proceso de planificación estratégica. Una vez establecido el “qué” en la estrategia, es necesario plantearse el “cómo”, los procesos y “con quién”, el organigrama. Unos procesos bien diseñados son la herramienta necesaria para conseguir la eficacia y la eficiencia de las actividades que se llevan a cabo en la organización. Con su optimización previa y concretando responsabilidades, procedimientos, indicadores de rendimiento y medidas de resultado aportan la “causalidad” necesaria para alcanzar los resultados perseguidos.

Qué beneficios ofrece a una organización aplicar la gestión por procesos

  • Facilitar el despliegue de la estrategia
  • Gestionar los procesos de principio a fin, incluyendo aquellos procesos que exceden los límites de la organización.
  • Asegurarse de que los propietarios de proceso comprenden cuál es su función y responsabilidades en el desarrollo, mantenimiento y mejora de los procesos.
  • Desarrollar para cada proceso un conjunto significativo de indicadores de rendimiento y de medidas de resultado, que permitan la revisión de la eficacia y eficiencia de los procesos y de su contribución a los objetivos estratégicos.
  • Utilizar datos sobre el rendimiento y las capacidades actuales de los procesos, así como indicadores de referencia adecuados, para impulsar la creatividad, innovación y mejora en la organización

Cómo implementar en tu organización la gestión por procesos

Si quieres conocer más sobre como implementar en tu organización la gestión por procesos, en Zitec Consultores estamos a tu disposición para asesorarte sobre qué solución es la más efectiva para tu organización. Puedes contactar con nosotros en nuestro email: zitec@zitec.es o llamando al número de teléfono: 983 29 74 94. Si por el contrario prefieres acudir en persona, nos encontramos en la Plaza Juan de Austria, portal 6, 1º, Valladolid.